Une proposition pour doper les réunions

2' de lecture

Si tout le monde a horreur des réunions, c’est surtout à cause de l’organisation et du déroulement des réunions qui laissent plus souvent le sentiment d’être pris en otage plutôt que celui d’avoir participé à une session collective de travail enrichissante et stimulante. Dans ce cas, j’aurai tendance à être vraiment partant. Il existe de (très) nombreuses et indispensables formations pour apprendre à conduire une réunion efficace qui intègre un ordre du jour avec un minutage précis, un facilitateur, un relevé de décision, la liste des bonnes pratiques est illimitée… Si ces modalités qui optimisent le fonctionnement en soi de la réunion s’avèrent être absolument nécessaires, elles ne sont pas suffisantes. Voici ma modeste contribution à la suite de la lecture de cet article de Brian Balfour.

Il semble très important de redéfinir l’objectif réel des réunions. Il s’agit d’une nécessité fonctionnelle dans un groupe humain, pas d’une fatalité aux coût humain et financier non négligeables. Ce moment de travail est unique en soi car il permet, grâce à la dynamique collective, de se focaliser sur les apprentissages et les impacts. Or c’est ce qui est le plus compliqué à formaliser et à transmettre autrement que par la rencontre physique. La plupart des réunions visent à communiquer des informations qui peuvent être transmises mieux et plus rapidement par d’autres moyens. Et aussi à délibérer de choses mal préparées (autre sujet à approfondir par ailleurs).

Je peux avoir fait 10000 trucs dont tout le monde se moque, par contre si j’ai compris comment contacter le directeur de telle boîte ou pourquoi la machine X tombe toujours en panne, ça intéresse tout le monde.

Je vous propose un premier schéma d’organisation.

1. Quelques jours avant la réunion, chaque participant reçoit un courriel de rappel (il faut définir qui l’envoie) et un lien qui l’oriente vers un outil collaboratif type framapad.

>> l’objectif est que chacun remplisse factuellement ce document (Mathieu est en négociation avec la société XYZ, Luc a corrigé le manuel d’utilisation, Jean a traduit le site web…) pour qu’ensuite chacun le lise de son côté avant la réunion. Par exemple : nous disposons de 4 jours pour remplir le bloc-note collaboratif, puis de 1 jours pour le lire et ensuite vient la réunion. Nous sommes ainsi tous au courant de quasi toute l’activité synthétique de chacun (hormis ce qui s’est passé le dernier jour) et il n’y a pas besoin de le redire. On peut aussi imaginer l’imprimer en A3 et l’afficher avant la réunion.

L’investissement individuel est donc réduit à noter ce que chacun a produit et réalisé et à lire ce qu’ont fait les autres.

2. Pour la réunion, chacun est invité à préparer individuellement ce qu’il a appris ou ce qui a eu un impact afin de le partager au groupe avec une contrainte de concision (ce travail préparatoire peut d’ailleurs être facilité avec une grille standardisée : qui, quand, quoi, quel domaines, quel secteur, où …)

Cela apprend à aller à l’essentiel tout en respectant la bienveillance et l’empathie de chacun. Et aussi à réfléchir à son action personnelle !

3. Durant la réunion chacun présente son/ses apprentissages et impacts.
Le cadre de bienveillance permettra d’aborder les sujets délicats tels qu’une négociation qui a échoué comme une étude de cas profitable à tous.

L’objectif pour la réunion est que le groupe puisse approfondir ce témoignage.

On peut l’explorer par trois questions successives :

– Est-ce un apprentissage valide / utile ? (par exemple pour la connexion entre mon nom de domaine et mon site web, il me suffisait juste de lire les tutoriels disponibles en .pdf …) Du coup, sans m’auto-censurer cela m’aide à réfléchir à ma manière de travailler. Donc cela devient formateur.
– Qu’est-ce que cela nous apprend d’autre ? (par exemple je me suis rendu compte que je connaissais le directeur technique de la société XYZ mais comme je ne connaissais pas son nom de famille, je n’avais jamais fait le lien …) La dynamique collective, en croisant les points de vue, va permettre d’approfondir cette expérience.
– Comment pouvons-nous utiliser / appliquer cette connaissance ?  Comment cette expérience peut être profitable à tous et à toutes ?

Et vous, qu’avez-vous appris d’utile lors de votre dernière réunion hebdomadaire ?