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La difficulté pour quelqu’un qui travaille seul pendant de longues heures, et encore plus depuis la maison, est bien souvent de rester efficace, concentré sur une seule tâche, en ne se laissant pas perturber par les notifications des applications qui exploitent nos vulnérabilités tout en prenant du plaisir !
L’outil que je trouve le plus simple pour gérer mon temps est le Pomodoro. Vous vous rappelez ce minuteur en forme de tomate qu’utilisait votre mère pour cuire les pâtes ? Un entrepreneur italien s’en est inspiré pour créer une méthode très simple d’organisation du travail basée sur 4 cycles de 25 minutes de travail suivis de 5 minutes de pause au terme desquels vous faites une pause plus longue.
Je souhaite ici partager mon expérience – très positive – de la pomme d’or chère aux jardiniers.
Avant tout, j’utilise un minuteur simple sur mon téléphone, en l’occurrence celui de mon application Hiit. Ce n’est pas un hasard d’ailleurs, l’efficacité est une question d’organisation. J’ai utilisé, par le passé, le Marinaratimer et vous trouverez grâce à Wikipédia de nombreuses variantes de la tomate laborieuse.
3…2…1… C’est parti ! Pendant 25 minutes, je vais rester focalisé sur une tâche et une seule. L’homme (ou la femme) multi-tâches est un mythe, essayez de jouer du piano en coupant des oignons. Il est éventuellement possible d’être multi-attention en coupant des oignons sans se couper les doigts en écoutant son fils réciter ses tables de multiplication. Mais s’il bloque sur une division ardue, vous poserez tout naturellement votre couteau pour vous occuper de lui. Rappelez-vous le fameux, « je suis dérangé.e toutes les 5 minutes, je ne fais rien !». Si ! Vous faites juste plusieurs tâches entre-coupées. Et comme je sais que mon cycle de travail ne dure que 25 minutes, si j’ai vraiment quelque chose d’urgent à faire, je peux attendre sans procrastiner ni culpabiliser de ne pas y répondre de manière immédiate. Le fait de temporiser permet aussi de mieux saisir le caractère vraiment urgent d’une nouvelle activité, qui souvent s’avère ne pas l’être. C’est aussi le bénéfice d’une saine discipline. Enfin, cet outil est plutôt dédié au travail individuel intellectuel. Pour autant, il mérite d’être testé dans le cadre d’un travail de groupe, ce que je n’ai pas encore essayé.
Je trouve plusieurs avantages à travailler par périodes de 25 minutes. Tout d’abord, je mesure et prends conscience de mon effort. Je me rends compte de ce que je fais ou non et du temps qu’une tâche nécessite. Cela peut me surprendre positivement ou au contraire, et c’est très utile, je peux me dire « tiens, je viens de passer 25 minutes à ne pas comprendre comment paramétrer telle fonction de WordPress » alors que c’était mon objectif précis. Et du coup, j’ai appris quelque chose. Sans contrôler le temps, j’y aurais sûrement consacré – beaucoup – plus de moyens. Le Pomodoro me permet non seulement de me consacrer à une tâche mais aussi d’organiser mon travail en définissant mes priorités ou ma stratégie. Plutôt que de m’entêter et d’y passer des heures en vain. Au terme de plusieurs Pomodoro vous pourrez estimer plus précisément combien de temps il vous faut pour réaliser un tâche particulière : écrire un article, traduire un texte, vérifier des comptes…
Ensuite, le minuteur m’aide à sortir du mythe de l’hyper-travail qui caractérise notre époque et qui est de plus en plus un marqueur de classe sociale. Si le travail ressemble plus à un marathon qu’un sprint, il peut être très facile d’accumuler les heures de boulot juste par principe. Lire tous les courriels, participer à toutes les réunions inutiles (voir ma proposition d’amélioration des réunions), passer des heures au téléphone, faire semblant de travailler et regarder ce que font le boss ou le collègue. L’hyper-activité ne rend pas plus heureux ni créatif. 25 minutes me permettent d’utiliser au mieux me capacités mentales tout en respectant mes limites physiques et intellectuelles. Et, n’en déplaise aux Stakhanovistes, je préfère 5 heures de travail réellement productif et efficace à 8, 10, 12 heures de présence au travail. C’est personnellement beaucoup plus valorisant.
Enfin, faire des pauses réelles est une vraie satisfaction et une nécessité ! Qu’est-ce que je fais pendant 5 minutes ? Rien, vraiment rien ou alors des choses extrêmement basiques sans rapport avec le travail comme : marcher et m’étirer – attention aux troubles musculo-squelettiques et aux problèmes vue à cause des écrans, fermer les yeux, boire mon thé vert préféré, aller aux toilettes…
La musique sans pause ni silence cela s’appelle du bruit.
La technique préconise tous les 4 cycles de 25 minutes d’effectuer une pause plus longue, de l’ordre de 20 à 30 minutes. C’est alors l’occasion soit de gérer la fameuse urgence, de manger, de faire la vaisselle pour ceux qui travaillent à la maison, de faire une courte sieste ou tout simplement de vaquer à une quelconque tâche distrayante. Je préconise néanmoins pendant cette pause de s’extraire de sa chaise et si vous travaillez devant l’ordinateur, de faire un vrai break hors écran. Allez marcher. J’ai découvert cela en Suède, la marche avec les collègues de travail après le repas du midi, pendant 10 – 15 minutes. Cela devrait être obligatoire dans les entreprises ! Il m’arrive très souvent cependant de réduire la durée de la pause longue en fonction de mes besoins et de mes capacités de concentration. J’enchaîne juste des cycles de 25 + 5 minutes.
Dans tous les cas, pendant la pause, mon cerveau continue de fonctionner et quand je reprends mon ouvrage, je me rends compte que j’ai, à chaque fois, de nouvelles idées qui me viennent à l’esprit. Elle est pas bien faite la vie !
Quels inconvénients à l’usage ?
Comme indiqué par Olivier Prize dans son article sur le Pomodoro il est frustrant de s’arrêter en plein milieu d’une tâche qui génère le flow. Mais si elle est passionnante alors il m’est toujours agréable et motivant de m’y replonger durant, à nouveau, 25 minutes juste après la pause. Et évidemment, définir ses priorités et objectifs est un préalable, l’agitation structurée reste de l’agitation.
Au départ, il est aussi très déstabilisant de s’arrêter et de reprendre son travail au son du buzzer, cela a son petit côté usine. Rappelez-vous pourtant la cloche de l’école, vous étiez alors capable de vous arrêter sans difficulté et d’aller dans la cour de récréation. Assez rapidement, vous apprécierez la structuration de votre temps. Même les moines copistes dans leur monastère devaient remplir leur encrier.
Par ailleurs, il est préconisé de ne pas utiliser la technique dans un cadre privé. Pourtant, à l’usage, je trouve un réel bénéfice à faire un Pomodoro spécial shopping sur Internet ou à répondre à des courriels ou des messages instantanés. À pratiquer avec modération néanmoins.
Pour finir, il est recommandé de noter ce que vous avez fait durant vos cycles de Pomodoro pour mesurer à la fin de la journée ce que vous avez fait. Cela participe effectivement à la conscience du travail réalisé et c’est très bon pour la confiance et l’estime de soi. De mon expérience, cela dépend surtout du type de tâche à effectuer. Si vous devez écrire un long article ou un nouveau chapitre de votre livre, alors votre bilan de la journée sera probablement ce seul article et c’est déjà beaucoup. Ce n’est pas la peine de le noter, le résultat est parlant en soi. Attention aussi à ce que cela ne serve pas à devoir justifier ce que vous avait fait de votre journée de travail.
C’est le printemps, il est temps de semer vos tomates !
P.S : Écrire entièrement cet article de 1230 mots, le mettre en forme, le corriger et le publier sur ce blog a nécessité 6 cycles de 25 minutes avec 5 minutes de pause soit 3 heures très agréables avec néanmoins quelques interruptions inopinées ou … 1 kilo de tomates.